Digitalisierung

Digitalisierungsprojekt unico thun ag

Die Idee: Automatisierter Workflow von Kreditoren- und Debitorenrechnungen
Die Digitalisierung macht auch vor der Treuhandbranche nicht halt. Daher haben wir in Zusammenarbeit mit der NOVISTA GmbH aus Biel ein Digitalisierungsprojekt gestartet, welches nun bei einigen Kunden bereits erfolgreich produktiv im Einsatz ist. Die Grundidee bestand darin, die Verarbeitung der Kreditoren- und der Debitorenrechnungen automatischer und digitalisierter zu gestalten. Das heisst konkret, papierbasierte Prozesse abzubauen, um unseren Kunden noch mehr Service zu bieten.

Die Lösung im Detail
Die neue Lösung standardisiert die Dokumentenschnittstelle, vereinfacht den Belegaustausch zwischen uns und unseren Kunden und bietet einen automatisierten Workflow bei der Buchführung. Belege (Debitoren- und Kreditorenrechnungen) werden zu Beginn des Prozesses digital erfasst und sind für Kunden sowie für uns jederzeit zentral elektronisch abrufbar. Die Weiterverarbeitung folgt ab diesem Zeitpunkt ausschliesslich digital.

Digitale Erfassung der Belege
Rechnungen auf Papier werden gescannt und im entsprechenden Datenraum abgelegt. Belege, welche Sie per E-Mail erhalten, können Sie direkt an eine vordefinierte Mailadresse weiterleiten, wobei die Rechnungen so ebenfalls dem Datenraum zugeführt werden. Der Datenraum ist mit den neusten technischen Sicherheitsstandards geschützt und kann nur mit den entsprechenden Zugangsrechten betreten werden.

Automatisierte Weiterverarbeitung
Die Weiterverarbeitung der Rechnungen übernimmt anschliessend ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) von agorum. Mittels Texterkennung liest die Software alle relevanten Informationen direkt aus der Rechnung bzw. aus dem QR-Code des Einzahlungsscheins. Anschliessend werden diese dem Buchhalter zur digitalen Kontrolle und Freigabe vorgelegt. Eine elektronische Schnittstelle zu Infoniqa (ehemals Sage) bietet die nahtlose Anbindung an die Finanzbuchhaltung. Konkret werden die erfassten Informationen aus der Rechnung medienbruchfrei an die Buchhaltung übermittelt und dort automatisch verbucht. Bei neuen Kunden oder Lieferanten wird zudem in der Buchhaltung automatisch ein neues Personenkonto für den Debitor oder Kreditor angelegt.

Überwachung der offenen Posten
Der Informationsfluss läuft sowohl vom DMS zur Buchhaltung als auch wieder zurück. Das heisst, Informationen wie beispielsweise das Zahlungsdatum einer Kreditorenrechnung werden aus der Buchhaltung (Infoniqa) zurück ans DMS übermittelt. Dadurch haben Sie als Kunde einen Überblick über den Status der Kreditoren- und Debitorenrechnungen, auch ohne Zugriff auf die Finanzbuchhaltung.

Die Vorteile für unsere Kunden
Die Ablösung von papierbasierten Prozessen ist aus unserer Sicht eine der wichtigsten Aufgaben in der Digitalisierung im Treuhandwesen. Der Austausch von physischen Belegen zwischen Ihnen und uns entfällt. Die Rechnungen werden digitalisiert und sind nur einmal an einem zentralen Ort gespeichert. Sie müssen sich nicht mehr um die Archivierung und Aufbewahrung von Bundesordnern kümmern. Alle Dokumente werden im digitalen Archiv sicher verwahrt und können jederzeit eingesehen werden. Wir betreiben einen eigenen DMS-Server bzw. eine eigene Cloud-Infrastruktur. Unser IT-Provider erstellt zudem regelmässig Sicherungskopien auf seiner Serverumgebung in der Schweiz. Das DMS ist als digitales Archiv zertifiziert. Der Zugriff auf das DMS und damit auf das Belegarchiv ist selbstverständlich auch von der Kundenseite her gewährleistet und wird vorgängig von Ihnen definiert. Der sekundenschnelle Zugriff auf die Belege im DMS wird mit der Texterkennung im DMS sichergestellt. Mithilfe von verschiedenen Suchkriterien kann auf die gewünschte Rechnung zugegriffen werden.

Zudem behalten Sie den ständigen Überblick über den Status der Rechnungen. Da der Datenaustausch vom DMS zur Buchhaltung und vice versa funktioniert, können Sie im DMS den Status der Kreditoren- und Debitorenrechnungen überprüfen. Der Datenraum ist über die gängigen Browser zugänglich und benötigt keine zusätzliche Installation von Software.

Falls wir Ihr Interesse geweckt haben, können wir Ihnen die Lösung gerne bei uns vor Ort demonstrieren. Wir sind für Sie da.